Wpis ten jest moją odpowiedzią na wielokrotne zdziwienie przedsiębiorców stawkami godzinowymi wirtualnych asystentek. Tak się składa, że mam wieloletnie doświadczenie w dziale kadr i płac, dzięki czemu wiem ile tak naprawdę kosztuje pracownik etatowy. Przedsiębiorcy, którzy takich pracowników zatrudniają, już są zorientowani w wydatkach, ale początkujący w biznesie mogą o wielu składowych nie wiedzieć. A to właśnie tacy początkujący przedsiębiorcy zwykle zgłaszają się po wsparcie wirtualnej asysty.

Chciałabym, aby wpis ten był rzeczowy i konkretny, dlatego będzie krótko i treściwie. Jeśli jednak czegoś nie zrozumiałeś z moich wyliczeń, zapytaj w komentarzu, a ja postaram się wyjaśnić. Na końcu tekstu znajdują się linki do źródeł, z których korzystałam.

Wyliczenia będę prowadzić dla pracownika zatrudnionego na cały etat z pensją 3 000,00 zł na rękę. Zakładam, że ma to być osoba z jakimś już doświadczeniem i umiejętnościami, jak większość WA. Zresztą taka wypłata, to już żaden rarytas w dzisiejszych czasach, kiedy to kasjerki zarabiają ok. 2 500,00 zł netto (pensja w Biedronce). Liczę tak skromną pensję, chociaż uważam, że dużo WA jest specjalistkami w swej dziedzinie i powinny zarabiać więcej. Wypłata taka to 17,85 zł za godzinę “na rękę”. Brutto jest to koszt 24,50 zł. Wyliczyłam to na podstawie 168 godzin normy godzinowej na miesiąc.

Liczymy zatem:
3 000,00 zł netto to 4 118,49 zł brutto (kwota, jaką pracownik ma na umowie).
Niestety, ale to niecały koszt zatrudnienia pracownika, ponieważ musimy tu doliczyć składki, których opłatę ponosi pracodawca i w tym wypadku całkowity wydatek to 4 961,95 zł (superbrutto).
Nietrudno wyliczyć, że na rok to 59 543,40 zł (kwota superbrutto 4 961,95 zł x 12 miesięcy).

Ile jednak pracownik realnie przepracowuje w roku?
Ogólna liczba dni pracujących to 252, czyli 2016 godzin.

W powyższe jednak wchodzą również dni urlopu, opieki nad dziećmi oraz zwolnień lekarskich (za które nie płaci się WA):
– 26 dni urlopu to 208 godzin
– 2 dni urlopu-opieki nad dzieckiem to 16 godzin (art. 188 Kodeksu pracy opieka nad zdrowym dzieckiem do 14. roku)
– 15,5 dnia zwolnień lekarskich, czyli 124 godziny (tyle wynosi średnia liczba dni “chorobowego” na pracownika w roku)
Razem daje nam to 348 godzin nieobecności.
Pracownik zatem jest w pracy 208,5 dnia roboczego, co daje 1668 godzin.

Kiedy podzielimy 59 543,40 (koszt roczny superbrutto) przez liczbę godzin, które pracownik jest rzeczywiście w pracy (1668), wyjdzie nam koszt godziny, czyli w tym wypadku 36,00 zł.

Niestety nie znalazłam danych, ile średnio w roku wynoszą zwolnienia lekarskie – opieki na dzieci chore, czy członków rodziny. A przecież takie nieobecności też zdarzają się etatowcom.

To jednak nie wszystko…

Wydajność pracownika

Badania naukowe mówią, że pracownik wydajnie wykonuje swoje zadania tylko przez około 3 godziny dziennie. Ale nie będę tak skrajna. Odliczmy tylko ten czas, którego nie zajmuje praca. Tutaj też posłużę się moimi notatkami ze szkoleń Kaizen-Lean, którą to filozofię pracy miałam okazję wprowadzać w pewnej firmie. Dane te badałam w jednostce, w której pracowałam i wyszły mi podobne wnioski.
Pracownik przeciętnie w ciągu 8-godzinnej zmiany wykorzystuje:
– 15 minut na przerwę, która ustawowo mu się należy,
– 40 minut na rozmowy z innymi pracownikami na tematy niezwiązane z pracą,
– 20 minut na rozmowy telefoniczne (prywatne),
– 15 minut na pisanie SMS-ów (prywatnych),
– 8 minut na jedzenie poza przerwą,
– 15 minut na korzystanie z toalety,
– 17 minut na przygotowywanie kawy/herbaty poza przerwą.
Przeglądania social mediów nie liczę. Załóżmy, że to bardziej zdyscyplinowany pracownik, chociaż rzadko się zdarza, aby ci nie zaglądali na portale społecznościowe w czasie pracy.
Oczywiście WA nie liczą powyższych punktów do czasu pracy. Nie liczą też czasu poświęcanego na ogrom szkoleń, które przechodzą, a który w wypadku etatu wlicza się do godzin pracy. Dokładnie jednak nie jesteśmy w stanie tego policzyć.

Wracając do naszych kalkulacji… Razem tych minut uzbierało nam się 130, czyli 2 godziny i 10 minut. Co daje nam 5 godzin i 50 minut “pracy w pracy”. 5,8 godziny x 208,5 dnia kiedy etatowiec jest w pracy to 1214,5 przepracowanych godzin rocznie.
Dzielimy koszt roczny superbrutto przez rzeczywiście przepracowany czas – wyjdzie nam koszt godziny 49,00 zł.


Inne wydatki

Do powyższych kosztów 49,00 zł za godzinę pracy pracownika etatowego dochodzi jeszcze szereg innych wydatków. Trudno je jednak wyliczyć, ponieważ tutaj rozbieżności są bardzo duże i zależnie od wielu czynników. Niektóre wydatki mogą także dzielić się na jednego lub kilku pracowników.

Do takich kosztów należą:
– badania lekarskie wstępne i okresowe (od kilkudziesięciu złotych co 1-2 lata),
– szkolenia BHP wstępne i okresowe (od kilkuset złotych co 1-2 lata),
– zwrot za okulary lub odzież służbową (od 50 zł na rok),
– obsługa księgowo-płacowa (od 70 zł miesięcznie),
– komputer i drukarka (minimum 4-5 tysięcy co kilka lat),
– oprogramowanie niezbędne do pracy,
– toner, papier i przybory biurowe (minimum kilkadziesiąt złotych miesięcznie),
– wyposażenie biura (wydatek jednorazowy kilka tysięcy złotych),
– opłaty w biurze (prąd, woda, ogrzewanie),
– telefon i abonament oraz internet (minimum 60 zł miesięcznie),
– biuro z zapleczem socjalnym i WC (wynajem lub zakup lokalu),
– szkolenia z branży (bardzo skromny koszt to kilkaset złotych na rok),
– zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, a w najskromniejszym wypadku paczka na święta, bo przecież jesteś fajnym szefem ;)) (od kilkuset złotych za paczkę do 1200,00 zł za fundusz na rok).
Powyższe wydatki WA także ponosi sama.

Jak widzisz, początkowy wyjściowy koszt godziny pracy ok. 24,50 zł zwiększył nam się o prawie 100% do 49,00 zł. Nie policzyliśmy jednak wielu kosztów, które zależą od mnóstwa zmiennych.

Jeśli jesteś zatem początkującym przedsiębiorcą, mam nadzieję, że teraz łaskawszym okiem spojrzysz na stawki WA, która nie jest “tylko” pracownikiem etatowym a realnym partnerem w rozwoju Twojego biznesu. Często jest superspecjalistką w swojej dziedzinie, ma wieloletnie doświadczenie w biznesie online i chce dla Twojej firmy jak najlepiej.

Jeśli jesteś wirtualną asystentką, to śmiało posłuż się tym tekstem, gdy jakiś klient zarzuci Ci, że ze względu na koszty woli zatrudnić pracownika etatowego lub będzie negocjował dużo niższą stawkę.

Kalkulator wynagrodzeń: zobacz
Wydajność pracowników: zobacz
Zwolnienia lekarskie: zobacz
Opieka nad zdrowym dzieckiem: zobacz