Umiejętność zarządzania czasem to jedna z podstawowych kompetencji, kluczowych zwłaszcza w pracy wirtualnej asystentki. Jak każda umiejętność, tak i ta- nie bierze się z powietrza. Jest raczej sumą doświadczeń, frustracji i łez wylanych na drodze do osiągnięcia sukcesu zawodowego. 

W jaki sposób pogodzić prowadzenie własnej firmy i współpracę z kilkoma klientami naraz z rozwojem osobistym i domowymi obowiązkami tak, by zachować przy tym zdrowie psychiczne?

Dzisiaj podzielę się z Tobą moimi sposobami na zwiększenie efektywności w pracy.

Ogranicz to, co Cię rozprasza

Rzecz jakże oczywista dla nas wszystkich. Jednak okazuje się, że w praktyce wielu z nas wciąż daje się wciągać w zbyt częste sprawdzanie powiadomień mediów społecznościowych, notoryczne przeglądanie poczty, czy bezmyślne gapienie się w ekran smartfona. Warto przyjrzeć się temu, co najczęściej odciąga nas od pracy. Jeden dzień uważnej obserwacji powinien dać Ci na to odpowiedź.

Zanim więc zaczniesz pracę, pomyśl o tym, żeby wyciszyć powiadomienia, zostawić telefon w drugim pokoju, czy uważnie rozplanować sobie posiłki. Tak! Częste wycieczki do kuchni w celu znalezienia jakiejś przekąski, czy zalania herbaty także potrafią skutecznie odciągać nas od pracy. Po drodze do kuchni mijamy przecież pranie domagające się powieszenia, nieopróżnioną zmywarkę i niepodlane kwiatki.

Na biurku połóż notes, w którym możesz zapisywać wpadające w najmniej oczekiwanym momencie dobre pomysły, myśli przypominające o kolejnej rzeczy do zrobienia, czy informacje podyktowane Ci telefonicznie przez klienta. Zapisanie tego wszystkiego, co w danym momencie utrudnia Ci skupienie, oczyści Twoją głowę i pozwoli ponownie skoncentrować się na pracy.

Zaplanuj swoje działania

Lubię przed rozpoczęciem pracy wiedzieć jakie zadania czekają na mnie danego dnia. Odpowiednie zaplanowanie zadań i ustalenie priorytetów pozwala zwiększyć wydajność pracy. Liczy się nie tylko to, które zadanie jest pilniejsze. Czasem na listę priorytetów wskoczy projekt, który jest zwyczajnie bardziej opłacalny. To całkiem zrozumiałe i nie warto zawsze przedkładać czyichś potrzeb przed swoje. 

Klienci często mają tendencje do nazywania swoich zadań pilnymi, podczas gdy nie zawsze pilny oznacza- do zrobienia tego samego dnia. Warto i tutaj ustalić wcześniej odpowiednią taktykę. Kiedy klient prosi Cię o wykonanie zadania na już, a miejsce w Twoim grafiku jest wypełnione po  brzegi, nie musisz się zgadzać. 

Masz wiele innych opcji.

Zweryfikuj na początku, jak pilne w rzeczywistości jest dane zadanie. Być może chodzi o pilne wykonanie go… w tym miesiącu? Jeśli na ostatnią chwilę zgadzasz się na wykonanie zlecenia, które rujnuje Twój grafik, śmiało wyceń je za wyższą stawkę. Pamiętaj, że zawsze możesz odmówić, jego wykonania lub zlecić je komuś innemu. Może koleżanka z branży ma akurat chwilę wolnego? Nie zgadzam się na to, by inne osoby z branży traktować wyłącznie jako zagrażającą nam konkurencję. Raz oddasz komuś zlecenie, innym razem to Ciebie poratują dodatkową pracą i pomogą Ci dopiąć miesięczny budżet. Bądźmy dla siebie ludźmi! 

Wyznacz swoje granice

Już na samym początku współpracy z klientem warto określić godziny, w których jesteś dostępny dla klienta. Oprócz tego omówcie też dogodny dla Was sposób komunikacji. 

Załatwianie bieżących spraw przez połączenia telefoniczne wydaje się opcją najszybszą, ale zastanów się, czy odbieranie telefonów kilkanaście razy dziennie nie będzie Cię rozpraszało i odrywało od pracy. Wygodną drogą kontaktu mogą być maile, czy wspólna praca na platformie, która umożliwi obu stronom wgląd w listę zadań, da możliwość ich priorytetyzacji i odznaczenia tych już wykonanych.

Porozmawiaj z domownikami.

 Kiedy Twoja druga połówka wybiera się do pracy, nikt nie oczekuje od niej, że w międzyczasie skoczy na zakupy i ugotuje obiad dla całej rodziny, korzystając z pracowniczej kuchni, prawda? 

Dlaczego zatem takie oczekiwania pojawiają się w stosunku do osób pracujących z domu? Nie daj się wciągnąć w to myślenie. Jeśli potrzebujesz wykonać jakieś domowe czynności, wpisz je w kalendarz. Wykonywanie tych rzeczy w międzyczasie sprawi, że nie wyrobisz się ze swoją listą zadań na cały dzień, co z kolei zaowocuje tym, że praca przeciągnie się do wieczora, a Ty skończysz dzień wyczerpany i niezadowolony z siebie. 

Niezależnie od tego, który ze sposobów spodoba Ci się najbardziej, pamiętaj, że każdy z nas jest inny. Przetestuj dane rozwiązanie na sobie, zmodyfikuj je wedle swoich potrzeb i nie upieraj się nad czymś, co ewidentnie nie sprawdza się w Twoim przypadku. 

Bądź elastyczny! 

Zarządzaj swoim czasem tak, by Twoja praca była efektywna i zmieniaj zasady według swoich potrzeb. 

Powodzenia!